Miten hallitset omaa aikaasi jotta voit vihdoin hengittää

Miten katkaiset epäjärjestyksen noidankehän ja palautat ajanhallinnan?  

Jos hukut tehtäviin, sinun on ensin irrotettava itsesi koko tilanteesta – luo yleiskuva kaikesta tapahtuvasta, poista se päästäsi ja sovella ajanhallinnan perustiedot. Tulet huomaamaan, että tunnet heti pientä helpotusta. Teemme tämän neljässä vaiheessa. 

1. Kartoita kaikki tehtävät ja vastuualueet 

Aloita työstä ja opiskelusta. Kirjoita ylös kaikki työpöydälläsi olevat tehtävät, kaikki sinua odottavat projektit ja myös säännölliset aktiviteetit. Näitä voivat olla esimerkiksi kuukausiraporttien kirjoittaminen, säännölliset kokoukset jne. Sinun on saatava paras mahdollinen yleiskuva.

Tee sama henkilökohtaisten tehtävien kanssa. Kirjoita ylös nykyiset velvollisuutesi, hammaslääkärin tapaamisen sopimisesta, lahjan ostamiseen tulevaa syntymäpäivää varten. Kaikki, mitä kannat mielessäsi. Jos sinulla on säännöllisesti vaativampia arki-tehtäviä (kuten puutarhan leikkuu), kirjoita myös ne paperille.

3. Poista, delegoi, tai pyydä apua

Seuraavaksi on aika päästä eroon tehtävistä jotka eivät ole tärkeitä. Joko delegoimalla niitä tai yksinkertaisesti jättämällä ne tekemättä. Sinun ei todellakaan tarvitse tehdä kaikkea itse. Voit delegoida työt jollekin tiimissäsi, palkata ulkopuolisen tai mennä esimiehesi luo tehtävälistasi kanssa ja pyytää häntä asettamaan ne tärkeysjärjestykseen. 

Miten olisi, jos kutsuisit puolisosi kunnon siivoustalkoisiin tai säästäisit sunnuntailounaan kutsumalla perheen ravintolaan? Keksit varmasti monia tehtäviä, joita sinun ei tarvitse tehdä itse. Sellaisiin tehtäviin kannattaa pyytää apua mielenrauhasi vuoksi. 

4. Jaa suuremmat tehtävät pienempiin osiin 

Tiedätkö tunteen, kun edessäsi on suuri tehtävä, mutta lykkäät sitä koska et tiedä mistä aloittaa? 

Tämän takia on tarpeellista jakaa kaikki suuret tehtävät (projektit) mahdollisimman pieniin osiin. Osiin, jotka vievät vain muutaman minuutin. Voit esimerkiksi jakaa esityksen valmistelun tiedonhakuun, hahmotelman laatimiseen, diojen luomiseen, designin parantamiseen jne. Sinun ei tarvitse tehdä kaikkea kerralla. Kun olet jakanut tehtävät, voit edetä niissä askel askeleelta, vaikka sinulla olisi niihin vain vartti aikaa. 

Miten suunnittelet päiväsi niin että saat eniten aikaiseksi 

Tiedät jo, mitä sinua odottaa. Seuraava askel on suunnitella tehtävät oikein. Käytä päiväkirjaa tai jotakin ajanhallinta sovellusta. Ei kannata pitää tehtäviä päässäsi. Tulet helpottumaan kirjoittamalla ne johonkin. 

Suunnittele vähintään viikoksi eteenpäin, ehkä jopa kuukaudeksi. Silloin ei käy niin, että lupaat jotain, samaan aikaan kuin sinulla on esimerkiksi kuukausiraportin määräaika. Tee seuraavasti: 

1. Kirjoita ensin ylös kaikki säännöllisesti toistuvat tehtävät tiettyinä päivinä. Ainakin kuukaudeksi eteenpäin. 
2. Aseta itsellesi vain yksi haastava tehtävä per päivä. Näin et tunne oloasi ylikuormittuneeksi ja voit keskittyä paremmin. 
3. Lisää jokaiselle päivälle muutama pienempi, vähemmän haastava tehtävä. Yritä ryhmitellä samankaltaisia tehtäviä yhteen. Jos keskityt samankaltaisiin tehtäviin, pärjäät paremmin. Voit jakaa tehtävät esimerkiksi analyyttisiin ja luoviin. 
4. Aseta jokaiselle tehtävälle aikaraja, jonka voit todella toteuttaa. Tämä auttaa sinua noudattamaan suunnitelmaa ja estää sinua hyppäämästä tehtävästä toiseen.
5. Älä täytä päivittäistä aikatauluasi ääriään myöten. Jätä aina aikaa odottamattomille tilanteille. 
6. On myös tärkeää pitää säännöllisiä taukoja. Muutaman minuutin käyttäminen venyttelyyn, lyhyeen kävelyyn tai meditaatioon maksaa itsensä moninkertaisesti takaisin. 

Ajanhallinta menetelmät jotka lisäävät tuottavuutta 

Nyt kun meillä on aikataulu, tarkastelemme erityisiä ajanhallinta menetelmiä, jotka auttavat meitä pysymään aikataulussa. 

• Tee päivän tärkein tehtävä ensin (syö sammakko ensin menetelmä) – voimme keskittyä paremmin aamulla. Kun olet tehnyt tärkeimmän tehtävän lounasaikaan mennessä, olet loppupäivän ajan positiivisemmalla tuulella ja työ sujuu helpommin. 
• Aseta itsellesi määräaikoja – myös sellaisille tehtäville, joille ei ole selvää määräaikaa. Tämä luo kiireen tunteen ja auttaa sinua keskittymään ja pysymään motivoituneena. 
• Kokeile pomodoro-tekniikkaa – tämä tarkoittaa, että työskentelet keskittyneesti 25 minuuttia ja pidät sitten 5 minuutin tauon. Se auttaa sinua keskittymään työhön.
• Tee multitaskauksen sijaan “single-tasking”– tutkimukset ovat osoittaneet, että multitaskaus aiheuttaa stressiä aivoille ja heikentää työn laatua. Sulje siksi kaikki tarpeettomat ikkunat selaimessa ja keskity vain yhteen tehtävään kerrallaan. 
• Varaa muutama tunti aikaa keskittyneeseen työskentelyyn – haastavat tehtävät ovat silloin helpompia. Etsi rauhallinen ympäristö, sammuta kaikki ilmoitukset ja omistaudu muutamaksi tunniksi syvälliseen työskentelyyn. Pidä sitten tauko ja palkitse itsesi jotenkin. 
• Aseta rajat – tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että sanot ”EI”, kun ”KYLLÄ” tarkoittaisi, että menisit itseäsi vastaan. Tai sitä, ettei aseta itselleen liikaa vaatimuksia vain helpottaakseen tai miellyttääkseen muita. Sekin on ajanhallintaa. 

Ei ehkä tunnu siltä juuri nyt, mutta on aina olemassa ratkaisu. Älä ole liian ankara itsellesi. Vie aikaa tottua järjestelmälliseen työskentelyyn ja harjoittaa kurinalaisuutta. Aloita vähitellen ja juhli jokaista edistystä. 

Ajanhallinta, työ- ja yksityiselämän tasapaino ja viivyttely ovat myös hyviä terapia-aiheita. Mikään ongelma ei ole ”pieni”. Asiantuntija auttaa sinua selvittää ajatuksiasi, asettamaan prioriteetteja, löytämään motivaatiota ja ennen kaikkea löytämään tien ulos kaaoksesta. Hedepyllä tarjoamme nettiterapiaa, ja voit valita juuri sinulle sopivan terapeutin. 

Tutustu siihen miten palvelu toimii.